YALIYOMO
_________________
Ukurasa
1. UTANGULIZI----------------------------------------------------------------------------
2. FEDHA ZA KIKUNDI------------------------------------------------------------------
3. UTARATIBU WA KUREKODI NA KUTUNZA MAPATO-------------------
4. UTARATIBU WA KUFANYA MALIPO--------------------------------------------
5. KUPOKEA NA KUHIFADHI MAZAO----------------------------------------------
6. UTARATIBU WA HIFADHI YA BIDHAA/VIFAA-------------------------------
7. UPOKEAJI NA UTUNZAJI WA HISA BIDHAA /DUKANI--------------------
8. MALI
9. UWEKAJI WA HISA ZA WANAKIKUNDI---------------------------------------
10. MGAO WA ZIADA---------------------------------------------------------------------
11. UKODISHAJI WA PEMBEJEO KWA WANAKIKUNDI--------------------
12. SALIO BAADA YA UZALISHAJI-------------------------------------------------
1. UTANGULIZI
Kikundi cha FASO ni chombo kamili cha kuzalisha mali.Ili chombo hiki kiweze kufanikiwa ni budi kuwe na utaratibu mzuri wa utunzaji wa fedha/vifaa pamoja na matumizi yake; na hili hufanyika kwa kuweka kumbukumbu kadha.Baadhi yake zikiwa ni hizi zifuatazo ambazo lazima kikundi kiwe nazo:-
1. Stakabadhi ya fedha (cash receipt vouchers)
2. Hati ya malipo (Payment voucher)
3. Daftari la fedha (Cash Book)
4. Hati za kupokelea na kutolea vifaa/bidhaa (Receipt Issue vouchers/stores)
5. Kadi ya mazao na mali
6. Leja (Ledgers)
7. Jono (Journal-yaani hati za makopesho au masawazisho)
8. Daftari la Wanakikundi (Membership register)
9. Stakabadhi ya mafungu (Share receipt book)
10. Hati ya mali
11. Hati ya fedha mkononi (Cash balance certificate)
12. Daftari la orodha za mali
13. Daftari la fedha mkononi kila siku (Daily Cash Balance)
14. Jalada la hati ya udhibitisho wa uuzaji wa mazao (Credit note from various crops authorities)
15. Hati daiwa/Akra za madai (Debit Note/Invoice)
16. Hati ya kusafirisha mazao (Consignment notes)
17. Hati ya ununuzi mafungu (Investment Certificate)
18. Vitabu vya stakabadhi ya mazao (Produce receipt Book)
19. Kitabu cha kumbukumbu ya mikutano (Minutes Book)
20. Urari wa kila Mwezi (Monthly Trial balance)
21.Orodha ya wadaiwa (List of Debtors)
22. Orodha ya wadaiwa (List of Creditors)
23. Hesabu za Mapato na Matumizi (Income and Expenditure Account)
24. Waraka wa Mizania (Balance Sheet)
25. Makadilio ya mapato na matumizi (Estimated income and Expenditure)
26. Taarifa za Benki za kila mwaka (Bank Statement and Pay-in-Slip)
2. FEDHA ZA KIKUNDI
-Fedha za kikundi zitatokana na :-
A) Kiingilio (1,000/=), ada ya uwanakikundi (2,000) na michango maalumu B)Ruzuku na misaada C) Hisa za wanakikundi D) Ziada halisi E) Mikopo toka mabenki na taasisi nyingine za kifedha
3. UTARATIBU WA KUREKODI NA KUTUNZA MAPATO:
a) Fedha za aina yoyote ile zinazoingia katika Kikundi kwa njia ya hundi, fedha taslimu, n.k ni lazima stakabadhi ya fedha itolewe kudhibitisha kuwa Kikundi kimepokea fedha hizo. Stakabadhi ya fedha hizo lazima itolewe wakati huo huo fedha inapopokelewa na nakala halisi ya stakabadhi sharti apewe mtu aliyewasilisha hizo fedha.
b) Hairuhusiwi kufutafuta, kubadilisha au kukata ovyo stakabadhi iliyoandikwa; endapo kuna makosa katika uandikishaji wa stakabadhi, basi lazma Mwenyekiti/katibu aarifiwe ndipo stakabadhi hiyo ifutwe (Cancel), na hiyo iliyokosewa lazima ibakie kwenye kitabu cha stakabadhi.
c) Kila stakabadhi lazima itiwe sahii na Mhasibu wa kikundi/mpokeaji
d) Vitabu vya stakabadhi vilivyotumika na vile ambavyo havijatumika vitunzwe vizuri ili viweze kukaguliwa na wakaguzi.
e) Fedha zote ambazo zimepokelewa kwa mfano fedha za kukodisha pembejeo, mauzo ya bidhaa za duka, na mapato mengineyo, iingizwe katika daftari ya fedha (Cash Book) siku hiyo hiyo.
f) Mahali palipo na tawi la Benki itabidi pia fedha zote zilizopokelewa zipelekwe Benki chini ya ulinzi madhubuti kila siku. Hii ina maana kwamba fedha zinazopelekwa baada ya saa hizo ni budi zihifadhiwe kwenye sefu ya kikundi hadi kesho yake na liwe ni jukumu la kwanza kuzipeleka fedha hizo Benki kesho yake.Fedha zote lazima zihifadhiwe kwenye Sefu imara ya Kikundi; atakaye kiuka atachukuliwa hatua za Kisheria/kinidhamu.
g) Sefu budi iwe imara ijengwe ukutani kwa kutumia saruji au chuma ngumu pia iwe na kufuri mbili zilizo tofauti. Funguo za sefu lazima zitunzwe na watu wawili kama fuatavyo:-
1. Mhasibu wa Kikundi (Mtunza hazina wa kikundi)
2. Mwenyekiti wa Kikundi
h) Kwa kawaida sefu huwa na nakala mbili za funguo (original and duplicate keys). Hivyo funguo mbadala ni lazima zikabidhiwe kwa Katibu wa kikundi kwa ajili ya kuhifadhiwa na itabidi hati maalumu itolewe na kusainiwa ili kuthibitisha kuwa wamepokea kifurushi kilichofungwa (sealed) chenye funguo hizo.
i) Uandikaji wa kitabu chakutunzia fedha (cash book) iwe ni kazi ya kila siku na itabidi baki (balance) iliyoko baada ya kuondoa matumizi ionyeshwe na iwe imethibitishwa na Mhasibu wa kikundi pamoja na Katibu.
j) Kwa kawaida kikundi kitakuwa kinatunza daftari za fedha (cash book) mara mbili ama tatu kulingana na shughuli zake, mfano mapokezi ya fedha za ununuzi wa mazao (Produce cash book) na yale ya ,Ruzuku,Ada, n,k.yaingizwe katika daftari la kawaida (General Cash Book) Ni marufuku kuingiza fedha za mazao katika daftari ya kawaida ama fedha za hisa katika daftari ya mazao ;na ikiwa maingizo hayo yamefanyika kwa makosa ni budi kufanya masahihisho kabla ya kufunga kazi za siku ile.
k) Baada ya shughuli za kila siku ni budi upungufu wowote utakaoonekana katika daftari ya fedha uarifiwe kwa kamati ya ukaguzi/katibu wa kikundi na hatua za kisheria/kinidhamu zitachukuliwa dhidi ya wanaohusika bila kuchelewa.
l) Mahesabu yote baada ya kuingizwa kwenye daftari ya fedha (Cash Book) ni lazima pia yaingizwe kwenye leja kufuatana na hesabu (accouts) mbalimbali zilizowekwa. Maingizo kwenye leja yawe yakifanyika kila mara hasa kila wiki (hasa jumamosi) kuingiza muktasari wa mapato hayo kwenye leja.
4. UTARATIBU WA KUFANYA MALIPO:
a) Ni lazima malipo yote yaandikiwe Hati za malipo ambazo ni budi ziidhinishwe na Mwenyekiti/katibu wa kikukudi kabla Mhasibu wa kikundi hajafanya malipo yenyewe.Ni marufuku kabisa kufanya malipo ambayo hayajakubaliwa na ambayo hayako katika makisio yaliyoidhinishwa.
b) Malipo yote yatafanywa kwa hundi isipokuwa matumizi madogo madogo yasiyozidi 100,000/=.
c) Hati ya malipo ni lazima zitiwe sahihi na mlipwaji au Hati ya madai pamoja na stakabadhi ya kuthibitisha kwamba mlipwaji amepokea hayo malipo, iambatanishwe na hati ya malipo. Kutokufanya hivi malipo hayo yatatiliwa mashaka na anayehusika atachukuliwa hatua za kisheria.
d) Ikiwa malipo yamefanyika kwa ajili ya kulipa deni ambalo ankra yake imekwishapolewa ni budi hiyo ipigwe mhuri wa kuonyesha kwamba malipo yasije yakafanyika mara mbili.
5. KUPOKEA NA UTARATIBU WA KUIFADHI MAZAO
a) Mazao yateuliwe (Grades) na kupimwa na Katibu na kukaguliwa na kamati ya ukaguzi.
b) Mazao lazima yahifadhiwe katika ghala/stoo ambayo ni imara.
c) Mazao yote yanayonunuliwa/kuingia kwenye ghala/stoo.
d) Mazao yanayotolewa ghalani lazima mtunza ghala/stoo atoe hati ya kutolea mazao (Godown issue voucher)
e) Hati za kupokelea na kutolea mazao lazima ziingizwe katika kitabu cha mazao ghalani/stoo (Goodown Produce Stock Book) au kwenye kadi mazao ghalani (Produce Card).
f) Kama kutatokea upungufu usio wa kawaida lazima hatua za kisheria zichukuliwe.
6. UTARATIBU WA HIFADHI YA BIDHAA/VIFAA
Bidhaa zote kama mbolea, majembe, mbegu, na bidhaa zingine ambazo zinahusiana na shughuli za uzalishaji mali kikundini (Farm inputs etc) lazima zihifadhiwe kwenye stoo imara na utaratibu wake utakuwa kama kwenye hifadhi ya mazao (Na.4 (b)-(g)
7. UPOKEAJI NA UTUNZAJI WA BIDHAA DUKANI
Utaratibu kama ulivyoelezwa katika Aya ya 4- kuhusu hifadhi ya mazao utafuatana na kuzingatiwa kwa dhati.
Kwa kifupi utaratibu wa utunzaji wa mazao, vifaa na bidhaa za duka ni mmoja, na bodi ya uongozi lazima wahakikishe kwamba mali hizi zinatunzwa na kulindwa ili zisitumike vibaya na wanaohusika.
8. MALI
a) Ununuzi;
Kikundi kitafanya ununuzi wa mali ya kudumu kulingana na mahitaji ya kikundi.Bodi ya uongozi itapendekeza na kupitisha manunuzi ya mali
b) Utunzaji
Kikundi kitatunza daftari ya orodha za mali ya kudumu (Register of Inventory of Assets) ambamo kila mali ya kikundi itaingizwa.Endapo kikundi kitauza mali
c) Uuzaji
Iwapo kikundi kitauza mali ya kudumu, kitafanya hivyo kwa kutumia njia ya zabuni ambazo Kamati ya fedha na Mipango itatoa uamuzi wa mnunuzi wa mali
9. UWEKAJI WA HISA ZA WANAKIKINDI
a. Hisa ni sehemu ya mtaji wa kikundi ambao mwanakikundi anachangia kudumisha mtaji wa kikundi na sehemu ya hakiba ya mwanakikundi katika kikundi.Mwisho wa mwaka wa fedha faida itagaiwa kwa mwanahisa kulingana na idadi ya hisa walizonazo.
b. Thamani ya hisa moja itakuwa ni shs 3000/= na kila mwankikundi anatakiwa kuwa na angalau hisa mbili au zaidi ndani ya mwaka mmoja.
c. Mwanakikundi atakayetaka kuchukua hisa zake zote atoe taarifa kwa maandishi na atarudishiwa hisa zake baada ya siku 60.
d. Hisa ni akiba ya mwanakikundi katika kikundi.
e. Faida itagawiwa kila mwaka kulingana na faida za uzalishaji zilizotokana na uzalishaji wa hisa hizo.
f. Fedha za hisa za wanakikundi zitatumika katika uzalishaji mbalimbali ulioidhinishwa na bodi au kuongeza mtaji wa kikundi.
g. Mwanakikundi mmoja hataruhusiwa kuwa na hisa zaidi ya 2/5 ya hisa zote kikundini.
h. Mwanahisa ataruhusiwa kuchukua faida kutoka katika hisa zake mara baada ya faida ya hisa kutangazwa kama atapenda kufanya hivyo.Vilevile faida ya hisa inaweza kubaki kikundini ili kuongeza hisa za mwanachama.
i. Kila mwanakikundi atamteua mrithi wake ambaye atakuwa na haki ya kurudishiwa hisa au faida zitakazopatikana kila mwaka.
10. MGAO WA FAIDA
a) Kila msimu kikundi kitatenga Asilimia 12% kutokana na faida halisi kwa ajili ya mfuko wa ukuzaji wa mtaji (Capital Development Fund)
b) Kila msimu kikundi kitatenga Asilimia mbili (1%) kutokana na faida halisi kwa ajili mfuko wa maendeleo ya jamii (Social Development Fund)
c) Vile vile kikundi kitatenga Asilimia mbili (2%) kutoka katika faida halisi ya kikundi kwa ajili ya mfuko wa bima ya kikundi. d) Kikundi pia kitatenga Asilimia moja (2%) ya faida halisi ya kikundi kwa ajili ya mfuko wa Elimu ya Kilimo kwa wanakikundi. (kama ; gharama za mkutano, semina, mafunzo n.k)
11. UKODISHAJI WA PEMBEJEO KWA WANAKIKUNDI
a) Kikundi kitakodisha pembejeo kwa wanakikundi kulingana na mchanganuo wa mahitaji ya Kilimo husika.
b) Kikundi hakitakopesha fedha isipokuwa kama kuna ulazima wa kufanya hivyo.
c) Bodi ya uongozi Ndiyo yenye mamlaka ya kupitisha thamani ya mkopo/pembejeo zilizoombwa na vikundi.
d) Kamati ya ukaguzi ndio yenye mamlaka ya kukagua na kupitisha Taarifa ya makadilio ya pembejeo zilizopendekezwa na kikundi na kupeleka Taarifa hizo kwa bodi ya uongozi.
e) Mazao yote yatauzwa na kikundi cha FASO kwa bei ilinayokubalika na kutoa ghalama zote pamoja na michango,faida inayobaki itagaiwa kwa wanakikundi.
h) Wanakikundi husika waliokabidhiwa pembejeo watakuwa na wajibu wa kutunza mali mali
i) Hati maalumu ya kukabidhi pembejeo itajazwa na wanakikundi wote wa kikundi husika na kusaiwa na viongozi wa FASO.
12. SALIO LA ZIADA.
- Salio la fedha litakalobaki baada ya uzalishaji/matumizi ya mradi, fedha hizo zinaweza:-
a) Kuhifadhiwa benki kwa akaunti ya mda mrefu (fixed account) ili kuleta faida
b) Kukopesha fedha hizo kwa wanakikundi kwa makubaliano ya riba nafuu.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
No comments:
Post a Comment